Umowa bez drukowania i skanowania – kiedy przedsiębiorcy przydaje się podpis elektroniczny?

Rodzaje podpisów elektronicznych i ich moc prawna

Podpis elektroniczny nie zawsze wymaga korzystania ze specjalnego narzędzia. Jego najprostszym przykładem może być imię i nazwisko wpisane na końcu wiadomości e-mail. Takie oznaczenie pomaga ustalić, kto złożył oświadczenie, i w wielu sytuacjach wystarcza do zachowania formy dokumentowej. Nie zastępuje jednak podpisu własnoręcznego, gdy przepisy wymagają zachowania formy pisemnej.

Podpis zaawansowany pozwala zidentyfikować podpisującego i wykryć zmiany w dokumencie. Przykładem jest podpis osobisty z e-dowodu, który w relacjach prywatnych może być równoważny podpisowi własnoręcznemu, jeśli obie strony się na to zgodzą.

W kontaktach z administracją publiczną często wykorzystuje się podpis zaufany, który można złożyć za pomocą profilu zaufanego. Umożliwia on podpisywanie dokumentów elektronicznych, np. wniosków kierowanych do urzędów. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest prawnie równoważny jak podpis własnoręczny.  Pozwala zachować formę elektroniczną, która zgodnie z Kodeksem cywilnym jest traktowana jak forma pisemna. Co ważne, podpis kwalifikowany jest uznawany w całej Unii Europejskiej. 

Umowy z kontrahentami i pracownikami podpisywane zdalnie

Podpis kwalifikowany przydaje się, gdy przepisy lub umowa wymagają formy pisemnej, np. przy:

• zmianach umów wymagających formy pisemnej,
• najmie lokalu na ponad rok,
• przenoszeniu autorskich praw majątkowych.

Strony mogą podpisać dokument zdalnie, bez wysyłania papierowych egzemplarzy.

Ważne: podpis kwalifikowany nie zastępuje aktu notarialnego, jeżeli przepisy wymagają takiej formy.

Zamiast wysyłać papiery kurierem, obie strony podpisują ten sam plik PDF i mają gotowy, ważny dokument w ciągu kilku minut.

Duże ułatwienie to także obsługa kadr. Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem umowę o pracę w formie elektronicznej, jeśli obie strony podpiszą ją kwalifikowanym podpisem. Ma to szczególne znaczenie przy zatrudnianiu osób pracujących zdalnie, mieszkających w innym mieście lub za granicą. Elektronicznie można też obsłużyć aneksy, porozumienia i wypowiedzenia.

Przy umowach, dla których wystarczy forma dokumentowa – np. wiele zleceń, zamówień czy umów o świadczenie usług – w zupełności wystarczy prostsze rozwiązanie, choćby podpis w platformie do e-podpisywania dokumentów.

Urzędy, KRS i przetargi – gdzie podpis kwalifikowany bywa niezbędny?

Wnioski do KRS składa się online, podpisując je podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym. Sprawozdanie finansowe podpisują osoba prowadząca księgi oraz kierownik jednostki; przy wieloosobowym zarządzie dopuszczalny jest podpis jednego członka i wymagane oświadczenia pozostałych.

W zamówieniach publicznych sposób podpisania oferty zależy od wartości zamówienia. Przy zamówieniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne wymagany jest podpis kwalifikowany. Poniżej tych progów można użyć także podpisu zaufanego lub osobistego. Dla firm uczestniczących w dużych przetargach podpis kwalifikowany jest więc niezbędny. 

Podpis kwalifikowany ułatwia też codzienną pracę z administracją skarbową i ZUS – od pełnomocnictw dla biura rachunkowego po uwierzytelnianie w systemach elektronicznych, z których korzystają przedsiębiorcy.

Jak wyrobić podpis kwalifikowany i ile to kosztuje?

Podpis kwalifikowany wydają tzw. kwalifikowani dostawcy usług zaufania, wpisani do unijnego rejestru. Można wybrać wersję tradycyjną – kartę kryptograficzną z czytnikiem – lub podpis w chmurze, obsługiwany przez aplikację w telefonie. Certyfikat wydaje się zwykle na rok, dwa lub trzy lata, a jego koszt to najczęściej kilkaset złotych, w zależności od dostawcy i okresu ważności.

Przed wydaniem certyfikatu dostawca weryfikuje tożsamość – stacjonarnie lub zdalnie, zależnie od oferty. Jeśli interesuje Cię elektroniczny podpis, sprawdź poradnik o kwalifikowanej wersji na bezpłatnym portalu Studium Przedsiębiorczości.