Kiedy trzeba rejestrować się do VAT za granicą i ile to trwa?

W jakich sytuacjach przedsiębiorca musi zarejestrować się do VAT poza granicami Polski?

Zgodnie z europejskimi przepisami podatkowymi rejestracja do VAT za granicą jest niezbędna, gry w ramach wewnątrzwspólnotowego handlu towarami przekroczysz limit 10 000 euro. Wtedy nie ma innej możliwości i musisz zarejestrować swoją firmę do podatku w kraju, gdzie prowadzisz operacje handlowe.

Na terenie UE możesz korzystać z uproszczonej procedury rejestracji do podatku VAT w ramach VAT OSS. To spore ułatwienie, które minimalizuje ryzyko pomyłek i upraszcza firmową księgowość.

Inne sytuacje, kiedy niezbędna jest rejestracja do VAT za granicą to:  

• eksport towarów z kraju UE do krajów trzecich;
• import towarów z krajów trzecich do państwa znajdującego się na terenie UE;
• magazynowanie towarów za granicą;
• przesunięcia towarowe między magazynami w różnych krajach;
• lokalna sprzedaż towarów na terenie innego państwa niż to, gdzie zarejestrowana jest działalność gospodarcza.

W większości przypadków przekroczenie limitów WSTO jest powodem, który generuje konieczność rejestracji do VAT-u w innym kraju. Powinieneś jednak wiedzieć, że limit sprzedaży wysyłkowej nie jest powiększany o kwoty podatku VAT – tutaj liczy się tylko wartość transakcji netto.

Co grozi przedsiębiorcom, którzy nie dopełnią obowiązku rejestracji do VAT w innym kraju?

Jak to mówią, co kraj to obyczaj. W tym przypadku słowo obyczaj można zamienić na przepis podatkowy. Jeśli nie zarejestrujesz się do VAT w kraju, gdzie masz taki obowiązek, narażasz się na poważne konsekwencje finansowe i prawne. Urzędy skarbowe w Europie nakładają wysokie kary za brak rejestracji lub opóźnienia w płatnościach VAT.
Uwaga! Platformy sprzedażowe, jak Amazon, mogą zablokować Twoje konto do czasu dostarczenia potwierdzenia rejestracji.

W rzeczywistości każde państwo narzuca inne kary finansowe, gdy nie dopełnisz obowiązku rejestracyjnego. Przykładowo:

1. Francja: Kara 10% wartości zaległego VAT – nawet za jednodniowe opóźnienie.
2. Niemcy: Kara finansowa plus odsetki za zwłokę, a w przypadku poważnych naruszeń – postępowanie karne.
3. Włochy: Grzywna od 120% do 240% zaległego VAT, minimalnie 500 euro.

Brak rejestracji VAT to ryzyko nie tylko kar finansowych, ale też utraty możliwości sprzedaży na popularnych platformach. W skrajnych przypadkach urzędy mogą wszcząć kontrolę podatkową w Twojej firmie. Gdyby wtedy doszło do wykrycia dalszych nieprawidłowości, narażasz się na poważne problemy.

Uproszczona procedura rejestracji do podatku VAT za granicą, czyli VAT OSS w praktyce

VAT OSS pozwala przedsiębiorcom rozliczać podatek VAT w jednym kraju, nawet jeśli sprzedajesz towary lub usługi do wielu państw UE. Nie musisz rejestrować się do VAT osobno w każdym kraju odbiorcy, a wszystkie deklaracje i płatności składasz w swoim kraju przez lokalny urząd skarbowy. Proces wygląda następująco:

1. Rejestrujesz się do VAT OSS w swoim kraju.
2. Sprzedajesz towary lub usługi konsumentom w innych krajach UE.
3. Naliczasz VAT według stawek obowiązujących w kraju odbiorcy.
4. Składasz kwartalną deklarację VAT OSS w swoim urzędzie.
5. Urząd skarbowy przekazuje VAT do właściwych krajów UE za transakcje w ramach WSTO.

Oszczędzasz w ten sposób czas, a także nie martwisz się formalnościami. Korzystanie z procedury VAT OSS może też realnie ograniczyć koszty obsługi księgowej w formie. Wszystko załatwisz online, a sprzedaż międzynarodową na terenie UE rozliczysz jedną deklaracją podatkową.