Firmy transportowe – jakie programy mogą okazać się niezbędne?

Program dla firm transportowych – dystrybucja i logistyka

Zanim zastanowisz się, jakie programy dla firm transportowych sprawdzą się w Twojej firmie, dobrze będzie podzielić ją na kilka działów. W ten sposób znacznie łatwiejszy okaże się dobór odpowiedniego rozwiązania informatycznego. Pierwszym elementem składowym będzie dystrybucja i logistyka. To ten dział odpowiada za zarządzanie całą flotą samochodów, odbiór towarów, dostarczanie ich i ewentualne magazynowanie. Logistyka jest najbardziej dynamiczną i skomplikowaną częścią prowadzenia firmy transportowej, dlatego sporą uwagę należy przywiązać do oprogramowania.

Dobre programy dla firm transportowych z dziedziny logistyki to takie, w ramach których łatwo można zobaczyć aktualne położenie pojazdów. Informacja o celu podróży, rodzaju towaru czy długości czasu pracy kierowcy musi być wyświetlana w sposób jasny i przejrzysty. Przejrzystość będzie miała szczególne znaczenie przy firmach o dużej ilości samochodów. Ułatwi to reakcję w sytuacjach awaryjnych i przy nowych zleceniach.

Programy dla firm transportowych do rozliczania przewoźników

Drugą częścią składową większości firm transportowych jest dział odpowiedzialny za rozliczenie z przewoźnikami. Solidne rozwiązanie informatyczne ułatwi obliczanie diet dla kierowców, godzin pracy czy dni w delegacji. Z drugiej strony musi być w stanie łatwo przedstawić ilość kilometrów czy zużycie paliwa. Często w ramach firmy działają podwykonawcy z przedsiębiorstw zewnętrznych, co może ułatwić rozliczenie. Jednak programy dla firm transportowych musi uwzględniać oba sposoby rozliczania z kierowcami.

Oprogramowanie poza rozliczaniem kilometrów i diet dla przewoźników powinno pełnić funkcję programu kadrowego. W przypadku zleceń dla firm zewnętrznych wszystkie formalności zamykają się po wystawieniu faktury. Jednak kierowcy zatrudnieni w firmie muszą być rozliczeni z urlopu, mieć aktualne badania czy szkolenia specjalistyczne. Takie dane i możliwość włączenia powiadomień powinny zawierać dobre programy dla firm transportowych.

Programy do prowadzenia KPiR i rozliczeń

W niewielkich firmach transportowych nie są potrzebne bardzo skomplikowane oprogramowania do śledzenia aut czy rozliczenia kilometrów. Większość firm transportowych to zaledwie kilka pojazdów, dlatego dysponowanie nimi nie będzie skomplikowane. W takich sytuacjach wystarczą standardowe programy do prowadzenia KPiR. Jednak nawet w przypadku mniejszej liczby pojazdów program powinien dawać możliwości dostosowanie do potrzeb przedsiębiorstwa i modernizacji związanej z jego profilem. Dlatego warto wybrać programy dla firm transportowych pochodzące od sprawdzonych producentów i objęte opieką techniczną. To pozwoli na modernizację i zainstalowanie dodatkowych nakładek poprawiających funkcjonalność standardowego programu.